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浅谈采购管理
发布日期:2012年04月07日
 

 

采购管理工作是企业管理的重要内容之一。加强采购管理,是企业降低成本的关键环节,是保证商品质量的重要手段,是提高企业敏捷性的重要前提,是增强企业核心竞争力的重要途径。在现实的采购操作中,我们要通过对采购管理中部分环节的控制,来有效的降低采购成本,从而使资金达到最优的配置,用有限的资金获取尽可能多的资源。这是我们在采购管理中所能够实现的成本目标。以下,就将从成本控制的角度来逐一论述在采购管理中降低采购成本的一些措施。

1、制定采购预算与估计成本
  制定预算的行为就是对组织内部各种工作进行稀缺资源的配置。预算不仅仅是计划活动的一个方面,同时也不仅仅是组织政策的一种延伸,它还是一种控制机制,起着一种比较标准的作用。
  制定采购预算是在具体实施采购行为之前对采购成本的一种估计和预测,是对整个项目资金的一种理性的规划。它不单对采购资金进行了合理的配置和分发,还同时建立了一个资金的使用标准,以便对采购实施行为中的资金使用进行随时的检测与控制,确保项目资金的使用在一定的合理范围内浮动。有了采购预算的约束,能提高项目资金的使用效率,优化采购管理中资源的调配,查找资金使用过程中的一些例外情况,有效的控制项目资金的流向和流量,从而达到控制采购成本的目的。
  2、供应商的选择
  供应商是采购管理中的一个重要组成部分,采购时应该本着公平竞争的原则,给所有符合条件的供应商、承包商提供均等的机会,一方面体现市场经济运行的规则,另一方面也能对采购成本有所控制,提高项目实施的质量。因此,在供应商的选择方面就有如下两方面的问题值得关注。
  第一,选择供应商的数量。
  供应商数量的选择问题,实际上也就是供应商份额的分担问题。从采购方来说,单一货源增加了项目资源供应的风险,也不利于对供应商进行压价,缺乏采购成本控制的力度。而从供应商来说,批量供货由于数量上的优势,可以给采购方以商业折扣,减少货款的支付和采购附加费用,有利于减少现金流出,降低采购成本。因而,在进行供应商数量的选择时既要避免单一货源,寻求多家供应,同时又要保证所选供应商承担的供应份额充足,以获取供应商的优惠政策,降低物资的价格和采购成本。这样既能保证采购物资供应的质量,又能有力的控制采购支出。一般来说,供应商的数量以不超过34家为宜。
  第二,选择供应商的方式。
  选择供应商的方式主要包括公开竞争性招标采购、有限竞争性招标采购、询价采购和直接签订合同采购,四种不同的采购方式按其特点来说分为招标采购和非招标采购。在采购中采取公开招标的方式可以利用供应商之间的竞争来压低物资价格,帮助采购方以最低价格取得符合要求的工程或货物;并且多种招标方式的合理组合使用,也将有助于提高采购效率和质量,从而有利于控制采购成本。
  3、采购环境的利用

充分利用采购环境的一个重要内容就是熟悉市场情况、了解市场行情、掌握有关项目所需要的货物及服务的多方面市场信息。比如,结合所采购货物或服务的种类、性能参数、质量、数量、价格的要求等,了解熟悉国内、国际市场的价格及供求信息,所购物品的供求来源、外汇市场情况、国际贸易支付办法、保险合同等有关国内、国际贸易知识和商务方面的情报和信息。这就要求项目组织建立有关的市场信息机制,以达到有效利用采购环境的目的,良好的市场信息机制包括:
  建立重要货物供应商信息的数据库,以便在需要时候能随时找到相应的供应商,以及这些供应商的产品或服务的规格性能及其他方面的可靠信息。
  建立同一类货物的价格目录,以便采购员能进行比较和选择,充分利用竞争的办法来获得价格上的利益。
  对市场情况进行分析和研究,作出市场变化的预测,使采购员在制定采购计划、决定采取何种采购方式时,能有可靠而有效的依据作为
  只有建立了良好的市场信息机制,才能在采购中做到知己知彼,并对采购环境有充分的了解和把握,这使得采购员能处于供需双方的有力地位,获得价格上的优势,不仅取得高质量的货物或服务,也能取得成本上的利益。否则,如果缺乏了对相关信息的熟悉,会造成采购工作的延误,采购预算的超支,失去成本控制的优势。因此,在采购管理中充分利用采购环境,建立良好的市场信息机制,同样是有效降低采购成本的途径之一。
  4、供应商的管理
  基于长期的降低采购成本的理念出发,我们认为,在项目的采购管理中应该贯穿一个供应商管理的思想,也即是把对供应商的管理纳入采购管理的一个部分。这样既可通过长期的合作来获得可靠的货源供应和质量保证,又可在时间长短和购买批量上获得采购价格的优势,对降低采购中的成本有很大的好处。有以下两点值得注意:
  第一,与供应商建立直接的战略伙伴关系。
  对于采购方来说,一旦确定了可以长期合作的供应商,应该与供应商之间建立直接的战略伙伴关系。双方本着利益共享、风险共担的原则,建立一种双赢的合作关系,使采购方在长期的合作中获得货源上的保证和成本上的优势,也使供应商拥有长期稳定的大客户,以保证其产出规模的稳定性。这种战略伙伴关系的确立,能给采购方带来长期而有效的成本控制利益。
  第二,供应商行为的绩效管理。
  在与供应商的合作过程中应该对供应商的行为进行绩效管理,以评价供应商在合作过程中供货行为的优劣。建立供应商绩效管理的信息系统,对供应商进行评级,建立量化的供应商行为绩效指标等等,并利用绩效管理的结果衡量与供应商的后续合作:增大或减少供应份额、延长或缩短合作时间等,对供应商以激励和奖惩。这样能促使供应商持续改善供货行为,保证优质及时的供货,从而有效的降低采购总成本。
  5、全流程成本概念,控制总成本
  在探讨采购管理中降低成本的问题时,应该确立采购全流程成本的概念,所应该关注的是整个采购流程中的成本降低,是对总成本的控制,而不是单一的针对采购货物或服务的价格。获得了低价的采购物品固然是成本的降低,但获得优质的服务、及时快速的供货、可靠的货源保证等也无疑是获得了成本上的利益。同时,降低采购成本不仅指降低采购项目本身的成本,还要考虑相关方面的利益,成本就像在U形管中的水银,压缩这边的成本,那边的成本就增加。单独降低某项成本而不顾及其它方面的反应,这种成本降低是不会体现在采购管理的利润之中的。所以,需要建立这种全流程成本的概念,来达到对整个采购管理总成本的控制和降低。我们不应该仅仅只看到最直接的成本降低,还应该从采购的全过程来衡量成本上的收效,从采购的全过程来探求降低总成本的有效措施。只有这样,我们才能在采购过程中发掘无处不在的降低成本的机会。

降低了采购的成本,我们就可以在采购过程游刃有余,掌握了市场的动态,我们才能在采购的过程中更有自信,更能在采购的过程中获得更大的利润,所以,我认为,采购是一门艺术,它的魅力足以改变我们的工作和生活,改变我们身边的一切,所以,我们对采购的管理也就是对生活的合理安排,只有合理了,我们的生活才能在平稳中渐渐的变得美好,变得和谐,所以,让我们开始我们的采购管理之路吧!

                                                  采购部:王敏

 
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